奧美集團是國際知名的品牌行銷公司。網友可能不知道的，現任臺灣奧美集團董事總經理謝馨慧，是從差一點不被錄用基層實習生做起的，她的人生從滷肉飯開始。在新書《「懂事」總經理的30個思考》中，她說工作不是湯，不能用熬的。接受「三立新聞網」訪問時，謝馨慧強調，主管跟年輕部屬要互相尊重，就像千里馬跟伯樂要彼此發現…像極了愛情。 新媒體時代不變的經典價值 「懂事」像極了愛情 總是將微笑掛在臉上的謝馨慧，是臺灣奧美集團董事總經理，在2020年秋天寫了這本新書《「懂事」總經理的30個思考》，將26年來的點點滴滴工作心得，凝結成冊。她說在新媒體時代，有些事是不會變的「懂事」。或許換句話說就是「不要白目」。 「懂事」要給上位的人與年輕伙伴2個字建議---諒解 謝馨慧表示，懂事想給職場上兩種人啟發，「已上位者跟年輕人」，因為世代早已有隔閡，資深工作者有些時候會說年輕人白目，其實就是不懂事的俗稱。不懂事來自於我們都太喜歡自己的行為模式，卻都想要別人順從我們。一旦產生意見不一樣，很容易就覺得對方不懂事，這不只是上對下，晚輩也常會覺得長輩不懂年輕人的事情，所謂generation gap「代溝」就是這樣來的。 所以她寫出30個思考，是希望藉由書寫故事、心得以及歷程，協助彼此先了解彼此的觀點，進而理解不同的立場，最後達成彼此之間的諒解，是她的目的之一。 千里馬與伯樂在彼此尋覓中 發現翅膀的另一半 貴人是每一位上班族，窮極一生都在尋找的，伯樂找千里馬，同樣千里馬也在找伯樂，這樣的關係，謝馨慧以前陣子網路流行語句-「像極了愛情」來形容。 她說千里馬與伯樂，該以愛情發生的視角來發現彼此。會這麼講的原因，是因為這必須包括理性的價值觀VS專業技能、感性的個性VS信任程度，彼此之間找到協同合作，長期互利，價值交換，再加上長期夥伴關係的運營下，「伯樂栽培千里馬」，「千里馬支持伯樂」 最重要攻略之一：效率與效能 我常常跟資淺同事說，時間是越用越多的。他們都常覺不解。這是如何管理工作效率及效能的問題。因為要談效能，這篇就例外一下，用有效率的條列式，整理10點我認為可以在辦公室捕捉效率、創造效能的招式。 1.剛當上主管的人經常會有這樣的迷思：等我把下屬教會，天都黑了，乾脆自己來做比較快，也做得比較好，於是永遠親上火線，單兵作業。但其實這是在剝奪下屬學習的機會，除了把自己累死，對個人、對團隊都沒有好處，既沒有效率，也不能創造效能。 反之，花些時間訓練下屬，讓他們成為你的臂膀，同時也是在形塑團隊的共識與文化，讓你帶領的群體可以承擔更重大的任務，做好更多事。 2.主管太晚給任務，最後一刻才說要做，這種最要不得。因為大家都忙，要大家臨時煞住各自正在駕駛的車，匆忙換位去啟動另一輛車，很容易讓團隊陷入混亂。而在時間不夠的情況下，想做出好成果幾乎只能憑運氣。最後一分鐘才想到要做什麼，是主管欠缺自律，讓下屬瞎忙往往只能換到不好的成果，變成全輸的局面。這對效率與效能當然是一大打擊，所以千萬要避免。 3.主管交代工作時含糊不清，這也是造成時間浪費、人力浪費，同時打擊團隊士氣的一大原因。事實是，沒有人天生是別人肚子裡的蛔蟲，所以交代工作時一定要具體，具體的內容、具體的目標、具體的做法，讓部屬有所依循。 4.主管很願意說明工作，卻講得冗雜，抓不到重點，讓下屬一頭霧水，這也是大忌。說明任務時，必須要去蕪存菁，把重要的事情列清楚。主管頭腦清楚，團隊做事就會條理分明，所以主管必須先訓練自己。 5.避免為了幫別人忙而延誤自己的時程。在飛機上戴氧氣罩時，要先罩好自己再照顧別人，工作也是一樣。我們往往因為怕破壞關係而不敢拒絕，但弔詭的是，在關鍵時刻不說NO，戮力以赴的結果卻可能導致信用破產。拒絕是有技巧的，優質的說「不」具有積極的力量。例如告訴客戶這不是你的專長，某某人可以做得更好，徵求同意後為之引薦。或者，清楚說明提供協助的所需配套，好比需要多少時間，需要哪些支援，讓人感覺你不是推託，是有誠意想協助他完成工作。有勇無謀地先做再說，或一味說好不敢反應真實情況，都是會導致後患的行為。 另一方面，要麻煩別人時也要有禮貌，要先詢問對方是否有時間。不能一廂情願地把事情賴給他人，或藉口說這件事很快，你先幫我弄五分鐘等等，這樣只會惹人討厭。 6.科技很多時候是助手，但也有很多時候不是。有些事撥一通電話，五分鐘就溝通完成，你傳Line，來來回回卻花掉一小時。或者在網路上查資料，本來只需要兩分鐘，卻因為旁邊的推薦連結而分心，浪費了半小時。又或者，一有什麼事就趕快傳Line 給對方，認為對方看到就可以立即回應，這樣可以增加效率，但白天Line 晚上也Line，干擾了對方的生活也不自知，很可能無形中破壞了彼此的關係，事後還要解釋或道歉，反而得花更多時間去處理衍生的問題。 7.減少無用的會議，con-call 能夠解決的就不一定要碰面，視訊會議能夠做到的，就不一定要出差。 8.約開會時，不只要說幾點開始，也要明訂幾點結束，這樣能方便與會人士安排後續的時間，也能約束自己，讓會議有效率地進行。 9.用「緊急度」與「重要性」區分出的四個象限來檢查自己的時間使用情況，這四個象限分別是： （1）「緊急＆重要」、 （2）「緊急＆不重要」、 （3）「不緊急＆不重要」、 （4）「不緊急＆重要」。 「緊急＆重要」與「不緊急＆不重要」都容易判別、因應。但「緊急＆不重要」是時間管理中最需要對付的問題：我是不是經常在做緊急但不重要的事？「想做」和「該做」的有沒有先完成？如果確實已經馬不停蹄還是做不完，那你應該跟主管談一談，找出問題的癥結，或尋求主管協助，不要讓其他人偷走你的時間。 10.瑣碎的事要選擇有效率的方式，一次解決。例如每個月要繳交水費、電費、瓦斯費等，就算住家樓下有便利商店仍可能忘記，而忘記繳費的後果更麻煩。像這樣的瑣事，就應該抽一點時間一次辦好自動扣繳，省下後續的時間與心力。 做這麼多時間管理只有兩個重要的目的： 1.能更有效率地處理掉緊急但不重要的事。這類事情處理起來所花的時間愈少，能處理的事項就愈多，熟練的速度愈快，自己的戰力就愈能升級。 2.花在緊急但不重要的事情上的時間愈少，就愈有餘力去處理真正重要的事，在重要的事情上展現能力，獲得擢升的機會，擁有更大的舞台。 瑣事纏身是一種消耗，連帶也會影響身心健康，怠慢了人際關係，削減生活品質。謝馨慧強調，意義與意志非常重要，因為管得住自己的內心，就管得住全世界，在生活上言人之美，在工作上成人之美，在生命價值上實踐誠人之美，幫助別人成功，世界會更美好。