(中央社財經訊息服務20260521 14:05:45) 「以前我們在處理公文簽核時，可能都要在座位上才有辦法簽。」淡江大學資訊處石貴平資訊長寓意深長地描述過往經驗。這句話的背後，是一所橫跨3校區、約2,000位行政人員、每年近2萬件收發公文的大學，長年依賴紙本與定點簽核撐起整個行政體系的現實。 淡江大學設有淡水、台北、蘭陽3個校園，各有獨立的行政運作需求。多校園的行政協作本來就不容易，再加上校內每年收發公文近2萬件、內部簽辦約7至8千件，往來對象涵蓋教育部、各級政府機關、合作機構、學生與家長，頻率高、類型雜、跨單位協作頻繁。一份公文等主管回到辦公室才能簽核，整個流程就卡住了。這是淡江在2008年決定導入SPEED公文線上簽核管理系統最直接的原因。 透過SPEED公文系統，強化數位治理 導入初期，目標很清楚：讓公文流程數位化、可追蹤，減少紙本依賴。全校行政人員全面上線，以自然人憑證簽辦，這套制度從此嵌入日常。 隨著IE瀏覽器走入歷史，加上資安要求日益嚴格，淡江大學於2023年9月升級至SPEED 3.0，支援主流瀏覽器與行動裝置。這次升級帶來最直接的改變，石貴平資訊長說得直白：「現在不管你身在哪裡，只要能夠連得上網路，就可以使用公文簽核。對長官來講是非常方便，而且是很即時的處理。」公文不再卡在某個環節，整個流程的推進速度明顯提升。 2024年導入Spelling Check詞彙校正模組，則是針對另一個長期痛點。石貴平資訊長解釋：「公文屬於正式文件，用詞必須嚴謹，專有名詞需要維持一致。」對新進同仁來說改變最具體，過去公文撰寫經驗不足意味著來回退件、反覆修改，現在系統即時提示，能直接在撰寫過程中修正，減少來回、提升品質。 還有一個容易被忽略的面向－人員異動。行政單位人員流動是常態，查詢歷史公文往往仰賴個人經驗或人工整理。SPEED提供完整的全文檢索功能，讓接手的同仁可以快速調出歷史文件，同時系統會依權限進行閱讀控管，兼顧資訊安全與使用便利性。知識銜接不因此而中斷，同時落實數位治理。 運用AI智慧分文，打造高效永續的行政流程 淡江大學以「AI+SDGs=∞」作為校務發展核心理念。石貴平資訊長對AI在公文管理的應用方向說得很直接：「AI絕對是未來的發展趨勢，但相關過程不會一次到位，而是逐步優化、逐步成熟。」 下一步評估的方向，則是籌劃導入AI智慧分文推薦模組，石貴平資訊長提到，「未來規劃導入智慧分文，協助總收文人員推薦適當的承辦單位，減少同仁查詢歷史公文或是判讀的負擔，快速分文作業流程，並使同仁有更多時間去做其他的事情。」進而釋放人力，提升行政效率。未來也評估導入行動自然人憑證（TW FidO），讓長官在外公出時能更便利、安全地完成簽核作業。 從行政工具，到智慧校園的一部分 從2008年導入的電子公文系統，到今天的跨裝置即時簽核與AI錯字校正，淡江走過將近20年，每一次升級都不只是換個介面，而是解決了當下真實的行政痛點。 石貴平資訊長說，他們期待的不只是一套更好用的行政工具，而是「能在穩定與安全的基礎上，持續提升行政效率與品質，成為智慧校園發展中的重要一環。」 訪談影片連結：https://youtu.be/W9bmd-_AnRI